随着商旅市场的发展，企业差旅活动日益频繁，差旅费用也随之增加。携程商旅的白皮书数据显示，2023年企业差旅管理的首要困扰为“机票、酒店等价格的回升”，而2024年差旅管理工作的主要目标则集中在严控成本、减少垫资、降低隐性成本等方面。在这一背景下，依赖于人工操作的传统差旅费管理办法已难以满足企业的需求，企业需要寻找一种更高效、更便捷的解决方案。
携程商旅白皮书的调研数据显示，粗放型管控仍然是主要差旅管理模式，但TMC的认知度和使用率都在提升。传统的差旅费管理办法常常依赖于繁琐的人工操作，不仅效率低下，还存在较高的合规风险。员工在出差后需要自行垫付费用，并收集发票和行程单进行报销，整个流程既耗时又繁琐，不仅增加了财务工作量、也增加了出差人员的工作量等隐性成本提升。同时，企业在对账和结算时也需投入大量人力，且差旅成本支出的控制亦是一大难题。
那么，企业如何实现差旅管理办法的升级？
一、明确精细的差旅费用标准
企业需要根据不同地区、不同职级的员工，制定精细的差旅费用标准，包括住宿、交通、餐饮等各方面的费用标准。对于价格浮动较大的城市，企业可以设定浮动范围，并灵活调整标准，以保证差旅费用的合理性。
携程商旅“程意控”作为专为成长型企业打造的标准化差旅及费控自助管理平台，为企业提供全流程的费用管理解决方案。该平台统一了企业差旅出行和费用管理入口，将员工差旅、日常报销、采购等各项费用支出进行集中管控，有效降低了费用支出，实现了合规、高效、可控的管理目标，同时促进了企业管理质量的提升和效率的增加。
二、建立合理的超标审批流程
为控制差旅成本，企业应建立合理的超标审批流程。当员工因特殊原因需要超出差旅费用标准时，须填写详细的超标申请，并经过部门领导和财务部门的审批。为进一步提升员工差旅体验并减轻企业负担，企业可与携程商旅合作，采用“随心订”等灵活方案，允许员工个人支付超出标准的部分费用。
携程商旅“程信”则是基于企业差旅内控和合规需求的专项合规审计平台。该平台借助数智化差旅合规模型，对企业差旅订单进行深度分析，智能识别差旅风险。通过风险信息的自动预警和内部审计流程的规范化，为企业提供了全面、高效的差旅合规解决方案。
三、简化审批与报销流程
携程商旅为企业提供公对公结算服务，企业可实现在线自助对账，由公司账户统一结算，员工出差无需垫资、无需收集发票和行程单、无需繁琐的报销流程。这不仅极大地减轻了员工的负担，也为企业节省了大量的人力和时间成本。
四、加强数据分析与决策支持
通过携程商旅的结算系统，企业可以获取详细的差旅成本支出数据。企业可以利用这些数据进行分析，了解差旅成本的构成和分布情况，为差旅管理提供有力支持。基于这些数据，企业还可以制定更为针对性的差旅费用管控策略，优化管理流程，降低差旅成本。
携程商旅，作为携程集团旗下一站式企业差旅服务平台，始终致力于协助企业降本增效，不断优化升级企业差旅费管理办法。凭借多年的行业经验和专业能力，携程商旅已成功为包括300余家世界500强企业在内的15000大型企业和98万家成长型企业提供了专业的差旅管理服务。
