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    商旅TIPS | 差旅管理是什么?企业如何做好差旅管理?


    差旅管理是什么?

    差旅管理指的是,企业对于差旅活动进行整体规划与全面执行,从而达到降低差旅成本、提高出行效率的效果。主要分为对内、对外方面:


    • 从企业内部来讲:制定适合企业的差旅政策(包括差旅标准、审批流程等);

    • 从企业外部来讲:结合企业自身的差旅需求,选择适合的差旅管理服务商。



    企业如何做好差旅管理?

    降本增效、合规管控、员工安全与体验是企业在差旅管理过程中关注的重要目标。我们将从这三大方面的展开说明:


     差旅降本增效

    企业差旅成本不仅包含交通与住宿的预订、退改等显性成本,还包括大量隐性成本,如人工比价、审批、报销环节,以及不合规流程等带来的成本消耗。


    • 显性成本企业应当从预订、审批等角度制定科学的费用管控政策。如果员工选择超出差标的机票、酒店时,需要填写相应原因,经过审批后方可预订。

    • 隐性成本差旅预订繁琐耗时,发票收集整理与审核验真都会导致企业差旅隐性成本的增加。企业需要适度简化审批/报销流程,以节省时间和人力成本。


    差旅合规性管控

    员工出差预订机票、酒店、用车等产品,难免会产生某些“灰色地带”。企业需要从多个维度出发,从源头上避免不规范行为。以与携程商旅合作的企业为例:


    • 事前管控企业可以通过差旅管理后台,从员工职级、城市类型等多个维度设置差旅标准及审批流程,由系统自动管控不合规的预订行为。

    • 事中监测企业可通过在线管理报告,总览疑似异常订单概况(包括机票异常退改、酒店异常调价、用车异常行程等),及时查看风险订单数量与金额。

    • 事后总结企业与携程商旅公对公结算,员工无需接触发票,流程更加有序高效。此外,企业还可通过差旅在线管理报告,查看未遵守差旅政策的订单数量及占比,持续优化合规管控方案。


    员工安全与差旅体验

    在疫情等不确定性因素的挑战之下,“员工出行安全保障”已成为企业差旅管理的重要痛点。携程商旅建议企业从行前-行中-行后角度建立全面的应急管理机制:


    • 差旅出行前企业需要对差旅目的地进行安全评测和风险等级评估,密切关注目的地的疫情、自然灾害信息更新,及时查看当地的安全预警。

    • 差旅行程中企业应当密切关注员工出行动态,保障信息畅通。如果遇到突发紧急事件,立即联系相关部门查找员工行程记录,尽可能提前联系到员工,避免其进入风险地区。

    • 差旅结束后企业需要重视在面临突发情况时暴露的管理问题,例如部门协同能力较弱、工作流程混乱、自动化程度低等等,及时总结并改进,确保未来遇到类似的情况能够迅速做出决策。



    关于携程商旅

    作为中国快速增长的差旅管理公司,携程商旅凭借专业的产品力、夯实的技术力和优质的服务力,帮助众多企业优化预订及审批流程,完善和执行差旅政策,全面控制差旅成本。截至2022年6月,已为包括300余家世界500强企业和近200家中国500强企业在内的13000家大型企业、65万家中小型企业提供专业差旅管理服务,覆盖近3200万商旅人士。

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